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关于做好2016年档案归档工作的通知
编辑:      发表时间:[2016-06-12]       阅读:822

各分党委(党总支),各院(系),各部、处(室),草堂校区管委会:

为了做好2016年学校档案归档工作,实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理,更好地为学校各项工作服务,现将本年度学校档案归档工作安排如下:

一、归档内容

1.常规归档

(1)凡2015年1月1日至12月31日期间,学校各单位在职务活动中形成的党群、行政、教学、人事、学生、科研、基本建设、产品生产、出版物、外事、财会等类具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、图纸、声像、电子文件、实物等不同载体形式的文件材料、物品均应按学校归档范围立卷归档;

(2)凡不属于归档范围,但对本单位具有查考利用价值的文件材料,整理组卷后,留存本单位妥存备用。

2.补充归档

(1)凡往年应归档但未按时归档的档案材料,各有关单位在本次归档工作中应一并补充归档;

(2)凡尚未归档的单位、曾归档但近年中断归档的单位以及新成立的单位在本次归档工作中应将往年档案一并补充归档。

二、工作安排

1.指导培训:凡今年首次归档或更换了兼职档案员的单位,请指派一名兼职档案员于6月15日前到档案馆(主楼134室)接受归档业务指导培训。

2.领取案卷封面:请各单位于6月15日前按实际需求数量到档案馆领取案卷封面。

3.案卷整理:请各单位兼职档案员于6月16日—6月30日期间按规定和要求认真完成本单位归档材料的整理组卷工作,并填写卷内目录、备考表,制作移交目录等材料。

4.档案移交:请各单位将整理好的全部案卷(含卷内目录和备考表)、移交目录一式两份经负责人及移交人签字并加盖部门公章后于6月30日前,向档案馆办理档案移交手续。同时送交卷内目录和移交目录电子版。

三、注意事项

1.各单位应从对学校历史负责的高度出发,进一步加强档案管理工作,确保档案的齐全、完整、真实、无误。

2.各单位应归档的工作计划、总结、统计报表、规章制度及重大活动、重要工作中形成的档案材料应成套整理并加盖公章后立卷归档。

3.凡在工作中已形成电子版的文件材料实行纸质文件与电子文件同步归档。

4.归档的文件材料应为原文件,复印件原则上不得归档。

5.案卷备考表中验收人应由部门主要负责人或分管领导签章,立卷人应由兼职档案员签章。

6.为确保案卷质量,档案馆对各单位归档工作提供业务指导和案卷预检,归档的案卷经审查合格后,方可办理档案移交手续。

归档工作是我校档案管理的一项重要的基础性工作,全面、完整、准确的档案材料对学校建设发展具有重要的参考价值和凭证作用,为了确保档案利用的及时性、有效性,本着归档单位全覆盖、档案材料应归尽归的原则,请各单位高度重视,按期保质地完成本单位的档案归档工作。

 

                                                                                                                                                                   档案馆

                                                                                                                                                              2016年6月9日

 
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