第一章 总则
第一条 为扎实推进学校文化铸魂工程，积极构建多元化档案资源建设体系，保护学校历史记录，保障有价值档案的完整与安全，推进学校的档案建设，学校鼓励本校师生员工（包括离退休人员）及其家属、校友及其家属、其他社会组织和个人，自愿向学校捐赠档案史料，推进学校事业发展和服务于社会公共事业。
第二条 为进一步完善档案史料征集与捐赠工作，规范征集捐赠和受赠行为，维护捐赠人及受赠单位的合法权益，更好地服务社会，依据《档案法》等法律法规、有关政策规定和学校实际，特制定本办法。
第二章 征集对象
第三条 学校档案馆代表学校常态性开展档案史料的征集工作，征集的主要对象为：
（一）学校各学院、各单位
（二）在校教职工、学生
（三）离退休教职工及亲属
（四）历届校友及亲属
（五）社会组织和个人
第三章 征集内容
第四条 征集和接受捐赠的档案类史料主要包括学校史料、人物档案等
（一）学校史料是指学校发展历程中形成的具有保存价值的各类文字、音像、实物等原始资料。面向全校师生、离退休职工、广大校友和各界人士征集，征集范围包括：
1.学校重要活动和重要事件、重要人物来访等相关资料；
2.体现学校优良传统和校风学风的教案、教材、讲义、试卷、作业、图纸、实验报告、图片及其他学习工作用品等
3.校徽、纪念章、入学通知书、学生证、毕业证、学位证、工作证、票据、画册等实物；
4.校园历史照片、建筑图纸，早期的校庆、院（系）庆资料等。
（二）人物档案是指具有我校学习或工作经历、为国家和社会作出突出贡献、在国内外有一定影响的人物，在教学、科研、管理、社会活动中形成的具有保存价值的各种载体的历史记录。人物档案的对象主要包括：
1.为国家和社会作出突出贡献者；
2.国家或国际重大奖励获得者；
3.中国科学院院士、中国工程院院士和其他知名学者；
4.历任党委书记、校长；
5.在国内外享有较高声誉的校友；
6.为学校发展作出突出贡献的其他人士等。
人物档案征集主要内容包括：
1.手稿、讲义、教案、笔记、文章、日记、书信、题词等手迹；
2.聘书、奖状、任命书、代表证、工作证等证件；
3.奖牌、印章、文具及其它有纪念意义的实物；
4.著作、论文、传记、作品、回忆录、新闻报道、纪念图书等文献；
5.照片、录音、录像等音像史料。
（三）图书类资料是指各种有收藏价值的手稿、古籍、图书、期刊、视听资料、数字化书籍刊物等。
（四）反映学校历史变迁的有价值的照片和实物档案。
（五）教职工、离退休人员、校友收集到有助于校史研究和有收藏价值的物品。
（六）教职工、离退休人员、校友个人收藏的有保存价值的物品。
第四章 征集方法
第五条 学校常态性开展档案征集活动，倡导将有价值的照片、实物捐赠给档案馆。档案征集的主要方法有：
（一）提供的照片和实物，可送至或邮寄至学校档案馆，邮费由档案馆承担。提供数码照片的（单张照片大小在2MB以上，不可用手机翻拍），发至电子邮箱：dazj@xauat.edu.cn。
请附照片简要说明，内容包括时间、地点、人物、事件、捐赠者姓名、联系电话。
（二）广大师生和校友们可将照片原版、证书、实物等捐献给学校档案馆。若本人愿继续留存，档案馆将照片、证书扫描、拍照后返还。
（三）教职工、离退休人员、校友个人收藏的有保存价值的物品，可捐赠也可寄存在档案馆，寄存人可与档案馆磋商签订寄存档案协议。
（四）因年事已高不便送档案资料的老师，可通过电话联系工作人员登门征集。
（五）居住在外地提供档案资料的离退休教职工、校友可采取邮寄方式捐赠，邮寄费用由档案馆支付；数量多、价值较高的可电话联系，档案馆派专人上门服务。
第五章 捐赠及权利
第六条 捐赠的物品必须是捐赠人有权支配的合法财产。
第七条 学校档案馆有权对捐赠物进行必要的筛选，对于筛选后认为没有收藏价值的捐赠物，应退还给捐赠人。
第八条 档案馆一般应与捐赠人订立捐赠协议。捐赠协议主要包括捐赠人和受赠单位，捐赠物品的种类、质量、数量、用途、捐赠时间和方式、内容说明等。
第九条 捐赠人应当按照捐赠协议约定的期限和方式将捐赠物品移交给档案馆。除特殊情况外，捐赠人要求保留捐赠物品复制件作纪念的，档案馆一般应无偿提供一套复制件。
第十条 接受捐赠后，档案馆应当向捐赠人出具合法、有效的收据，将受赠资料登记造册，存档妥善保管。
第十一条 捐赠物品的使用应当尊重捐赠人的意愿，按照协议约定的用途使用捐赠物品，不得擅自改变捐赠物品的用途。如果确需改变用途的，应当征得捐赠人的同意。档案馆如有公开展出、编研等利用，将注明资料来源。捐赠人可优先、无偿利用所捐赠和委托代管的档案。
第十二条 捐赠人有权向档案馆查询捐赠资料的使用、管理情况，并提出意见和建议。对于捐赠人的查询，档案馆应当如实答复。
第十三条 受赠的物品及其增值属于学校的公共财产。档案馆应当向学校报告受赠物品的使用、管理情况，并接受监督。
第十四条 除捐赠人有特殊要求外，学校定期公布受赠物品的目录和捐赠人名单，定期编辑捐赠情况荣誉册。
第十五条 学校鼓励单位和个人捐赠。向捐赠者颁发荣誉证书。并视档案数量及珍贵程度，给予适当的奖励。对捐赠有突出贡献的单位和个人，学校予以奖励和表彰。
第十六条 学校档案馆负责接受捐赠。
第六章 附则
第十七条 本办法由学校档案馆负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起执行。
