为了加强学校档案工作业务建设，进一步规范文件材料的立卷归档流程、提高案卷质量，根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《归档文件整理规则》以及《西安建筑科技大学档案管理办法》等规定，特制定本规范。

第一章 总则

第一条 档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

第二条 文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

第三条 学校实行文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度。本校各处级单位均为立卷归档部门，各部门必须有一位负责人分管本部门的档案工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行监督、指导。

第四条 凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案馆参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。

第五条 本规范适用于本校各部门在其职能活动中形成的、办理完毕的应归档的党群类、行政类、教学类、科研类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类等类别所有纸质文件材料。

第二章 立卷归档原则和范围

第六条 立卷归档是指将零散的文件材料按照其自然形成规律以及相互关系、特征、保存价值等，以卷为单位进行收集、分类、组卷、排列、编目、装订、装盒，使之有序化、便于保管利用的过程。

第七条 归档的文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够准确反映本校教学、科研、管理等活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，符合不同部门的不同特点。

第八条 凡是能反映本校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件（包括电子文件）、薄册、图表、工作计划、总结、规章制度、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校级的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。

第九条 按照文件产生的部门及所记述的内容、载体性质，学校归档材料可分为党群类、行政类、教学类、财会类、科学研究类、基本建设类、出版类、外事类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、学生类、人事类、声像类、实物类、人物类十五类。各类档案材料的具体归档内容详见《西安建筑科技大学各类档案归档范围和保管期限表》。

第三章 归档文件材料及案卷质量要求

第十条 归档文件材料的质量要求

（一）归档的文件材料必须准确、真实；

（二）归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整；

（三）归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰；

（四）归档的文件材料应使用签字笔或碳素墨水、优质油墨书写或激光打印机制作，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或针打打印机制作；归档文件材料所加盖的各类印章应墨色饱满，轮廓清晰可辨；

（五）归档的文件材料一般必须为原件，任何单位或个人不得私自留存原件或用复印件替代原件；确因故缺失原件的，在用副本或复印件替代原件的同时须附上文字说明材料；重要及利用频繁的归档材料需增收一套副本。

（六）对由学校或各部门印发的且带有文号的文件进行归档时，必须同时归有学校或部门领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。

（七）归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4幅面(210mm×297mm)；其它材料必要时可用A3幅面(420mm×297mm)；尽量合理设定页边距、行间距、字体、字号等；

（八）归档的基建图纸应采用国家标准图幅的蓝晒图，竣工图应为新蓝图，不得使用计算机出图的复印件。图纸纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。所有竣工图都应加盖竣工图章。图章应使用不褪色印泥，且盖在图标栏上空白处。

（九）基建竣工图和图章的绘制应符合国家有关标准。利用设计图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图画20%的，应当重新绘制竣工图。

（十）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—2009）的规定，采用手风琴式折叠法，统一折叠成A4幅面，标题栏露在外面。

（十一）对模糊或已破损的文件材料应予以修正复制后与原件一并归档。

（十二）电子文件的内容必须与其纸质档案一致；

（十三）离线归档的电子档案载体，应采用一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤；

（十四）储存移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。

第十一条 案卷质量要求

（一）文件材料齐全完整，图样清晰、图表整洁，具备印章或签名等文件生效标识，签字盖章手续完备；

（二）分类合理,并保持文件之间的有机联系；

（三）案卷题名准确、卷内文件排列有序，页码清晰无涂改；

（四）保管期限、密级划分恰当；

（五）卷皮、目录、备考表书写清晰正规；

（六）案卷装订美观牢固。

第四章 立卷归档部门与立卷分工

第十二条 立卷归档部门

本校实行文件形成部门立卷归档制度，全校所有处级建制的单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。

第十三条 立卷分工

（一）中共中央，国务院，省、市党委，人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文件材料，除明确规定清退的由党办、校办专人清退外，综合性的，由党办、校办立卷；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时，由业务主管部门或主办部门立卷；

（二）以学校党委和学校名义的发文，由党办、校办立卷，各部门的发文由各部门立卷；几个部门共同起草的文件由主办部门立卷；学校各部门互送的文件，由制成部门立卷；

（三）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷。各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动（校庆、运动会、普选等）所形成的文件材料，由主办单位立卷；

（四）各支部、总支形成的并提交组织部的文件材料，由组织部归口立卷；

（五）各工会分会、各单位工会小组工作中形成的文件材料，由校工会归口立卷；

（六）学生会、研究生会以及学生社团组织形成的材料，分别由校团委、研究生院（研究生学生工作部）归口立卷；

（七）本校形成的科研管理文件材料，由科学技术研究院、绿色建筑全国重点实验室、交叉创新研究院、陕西省新型城镇化和人居环境研究院（中国城乡建设与文化传承研究院）等部门立卷归档。各单位形成的科研项目材料，由课题组整理后交科学技术研究院归口立卷；

（八）仪器设备档案材料，由实验室与设备管理处、国资处归口立卷；

（九）基建工程档案，由工程建设指挥部、总务处、后勤服务中心等部门归口立卷；

（十）财务会计文件材料，由财务处归口立卷；

（十一）外事工作文件材料，由国际交流合作处、港澳台办公室、国际教育学院归口立卷；

（十二）各类公司、产业、开发中心形成的文件材料，由资产经营公司归口立卷；

（十三）临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷，并与机构撤消前向档案馆移交；

（十四）各单位向学校党、政领导机构的请示及党、政对其的批复，由请示部门一并立卷；

（十五）我校与外单位合作开发的项目、合作办会形成的材料，若我校为主办单位，则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料；若我校为协办，则只需归档与承办任务有关的部分材料，但应注明其他材料的去向；

（十六）校领导、各学院、各部、处（室）领导或工作人员外出开会带回的会议材料中，综合性的交由党办、校办分别归档；专业性的，交所在单位文书人员归档。

第十四条 预立卷制度

（一）各立卷部门要建立健全预立卷制度。各部门专（兼）职档案员要根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《各类档案归档范围和保管期限表》，编制归档类目。

（二）对处理完毕或领导批存的文件材料，由专（兼）职档案员负责集中统一保管。各部门的其他公文承办人员，应在工作结束后半月内，将处理完毕的材料，收集齐全，送交本部门专（兼）职档案员。档案员按照类目分别整理后按时移交档案馆归档。对制作不符合要求的文件材料，档案员有权退回，要求重新制作。

第五章 立卷归档流程和方法

第十五条 立卷归档工作包括文件的形成积累、分类、组卷、编目、装订、审查、移交等。具体流程如下图所示。

图一 归档流程示意图

第十六条 形成积累

（一）形成积累工作是立卷归档的第一步。各部门应加强对日常文件材料的统收、统管工作，文件材料阅办处理后应及时收集。

（二）各部门应按照学校各类档案归档范围及保管期限的要求对收集的文件材料进行甄别，凡属本部门归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何组织和个人不得据为己有。

（三）收集的重点是本部门产生的文件材料，上、下级及平级其它部门针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

（四）收集时要认真检查核对应归档文件的种类、份数以及每份文件的正本与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料，以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

第十七条 分类

在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及保管期限、密级等特征逐项分开。

（一）分年度：即将文件按其形成或内容针对的年度分开，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理：

1.工作计划、总结、预决算、统计报表等归在针对年立卷；

2.跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一年立卷；

3.跨年度的请示、批复归入批复年立卷；

4.跨年度的会议文件归入会议开幕年立卷；

5.跨年度的教学、科研、基建、设备、审计等成套性材料，归入结束年立卷；

6.非诉讼案件归入结案年立卷；

7.回顾及纪念性文件归入写成年立卷

8.法规性文件归入公布或批准年度；

9.按学年处理的文件归入专门学年度。

（二）分级别：将同年度的文件按其发文机关与本单位的关系，分成上级、下级，同级（校）。对以下与本单位有密切联系的文件，应同本级文件放在一起。

1.上级对本单位的批复；

2.上级通报本单位的文件；

3.上级普发性文件，其内容虽只有一项涉及本校，但属重要的，如：组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等；

4.对某一问题、某一案件与上级机关或同级单位的来往文书。

（三）分问题：将同一机构或承办的的文件按其所反映的不同问题分开，问题要求分得准确、鲜明。

（四）分期限：将保管期限相同的文件放在一起，若成套性较强的文件不宜分开时，其保管期限一律从长。文件的保管期限有永久、定期，定期可分为30年、10年。

（五）分密级：将密级相同的文件放在一起。文件密级可分为绝密、机密、秘密，绝密文件应分开单独组卷。

第十八条 组卷

（一）组卷原则

立卷部门应按问题、责任者、名称、地区、时间、收发文机关等特征对文件分类组卷，组卷力求问题准确、内容鲜明、联系密切，年代不混，保管期限适宜，并保持与上年度分类组卷方法一致，便于查找利用。

（二）组卷方法

1.党群、行政、教学、外事类及其它各类档案中的综合管理文件材料，应以问题为主，兼顾作者、时间、文种等特征组卷；

2.产品、设备、科研、基建等专业性文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷；

3.会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷，一会数卷或数会一卷；

4.非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；

5.人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

6.统计报表、名册等文件，按照责任者或格式、名称组合，根据文件数量，可组成一卷或数卷；

7.学校管理和业务活动所形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

8.简报、刊物可按名称或期号组合；

9.其它文件材料可根据具体情况进行组合。

（三）组卷要求

1.能以问题组卷的尽量以问题组卷，将同一问题的文件组合在一起，问题可大、可小，视文件的多少而定；

2.若一个问题的文件太少，可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多，也可以分开组成数卷；

3.同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起，不得分开；

4.保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久、长期、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长；

5.密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。

第十九条 卷内文件排列

经过分类组合成案卷后，卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

（一）对于密不可分的文件材料应依序排列在一起，一般批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；文字材料在前，图样在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

（二）会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列；

（三）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料等在后。

（四）专题性、成套性的文件，按时间、阶段排列。

（五）其它文件材料，应尽量将同一问题的文件排列在一起，然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

第二十条 拟写案卷标题

（一）案卷标题包括：责任者、问题、时间、地区、通信者、名称等六个部分，一般只需标出责任者、问题、文种三部分，必要时才需标明其它部分，其常见的结构有以下三种：

1.责任者＋问题＋文种（最常用的一种）

一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例： 上级　 关于职称评审的　 通知

责任者　　　　问题　　　 文种

2.责任者＋时间＋问题＋文种

一些有具体针对时间的文件组成的案卷标题多采用此形式。

例：西安建大 2020年度　 高等教育基层　 统计报表

责任者　　 时间　 问题　 文种

注意：时间是指文件内容针对的时间，不是文件产生的时间。文件内容若无具体针对时间，则不需要标出时间因素。

3.收发文机关＋问题＋文种

立卷单位与某机关相互协商处理某一具体问题形成的来往文件（函件）多采用此标题形式。

例:西安建大与陕西省招办关于招生问题的来往文书

收发文机关 问题　 文种

（二）案卷题名力求简明确切、结构完整、体式一致，能够概括揭示卷内文件的主题和内容，一般不超过50个汉字。题名末尾不用句号等标点符号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可用顿号。

第二十一条 案卷预检

案卷初步组成后，为防止错漏，避免返工，须经档案馆业务指导人员检查、调整、纠正后方可正式立卷。

（一）检查的内容有：归档的文件是否齐全、完整，有无重复、无保存价值的文件混入；年度是否分清、级别是否准确；组卷分类是否正确、问题是否集中、准确；卷内文件排列是否有序；保管期限是否一致；归档文件制作是否符合档案保护要求；案卷题名能否简明确切地反映卷内文件内容；每卷厚度是否适度（不超过200页或30mm）。

（二）对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

第二十二条 编制页号

（一）成卷装订的案卷，应统一在有文字的每张材料正面的右下角，背面的左下角，距边20mm处，用打号机打上页号，每一卷从“001”开始编号；

（二）一张纸上若贴有若干张小纸，每张小纸应分别编号；一张大纸若折叠成几张，仍按一张计算，没有文字的页面不编号；

（三）页码要字迹端正、墨迹清晰、位置一致，不能忽高忽低，忽左忽右；

（四）页码要不漏不重，若编错或漏页，不得乱涂，应在备考表上说明；

（五）单份装订的案卷，应在卷内每份文件的右上方加盖档号章并逐件编制件号、页号；

（六）书籍、杂志或其他已装订成册的文件材料等能利用原页号的，可不再编号，按“件”对待。

（七）声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

第二十三条 填写卷内文件目录

每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名或题名不能反映文件内容的应重新拟写，且在拟写的题名外加上方括号[]；没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要清晰工整。卷内目录一般包括：

（一）序号。用阿拉伯字从1开始顺序标注，序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位，其中，打印件与底稿，正本与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号；请示与批复视为两份文件，分开编序号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍作为一份文件，编一个序号，但需要在题名填写时体现出批示）。

（二）文号。文件的编号和图纸的图号。

（三）责任者。文件材料的编制部门和制图单位。以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位；责任者可填写规范通用的简称。

（四）题名。文件、图纸标题的全称。

（五）形成日期。应填写文件的制发日期。年、月、日要填写完整，格式为八位阿拉伯数字，如20200630。

（六）页号。填写每份文件材料或图纸的首页所在页号，最后一份文件写起止页号。

（七）备注。针对文件材料特殊情况的说明性文字。如文件附有光盘、照片、二套备份文件、缺漏页、密级或为复印件等特殊情况等均应填写备注项。

（八）科研项目档案的卷内目录中应详细写明每个项目所包含的文件材料名称，如申请书、计划书、结题报告、结题通知单，以及每份材料的形成时间，所在页码等，不能简单的以项目名称概括简写。

第二十四条 填写备考表

备考表是对卷内文件材料的缺损、修改、补充、移出、页号的漏编或重编等情况的说明。备考表填写包括卷内文件情况、立卷人、检查人和立卷日期等信息。

（一）对卷内文件情况进行说明，若文件缺失的应标注清楚缺失的文件名称、文号、缺失原因等信息。若无情况说明的可不用填写。

（二）立卷人、检查人分别对卷内文件核实检查无误后，均需签字确认并写明立卷日期。检查人一般应是本部门主要负责人或分管档案工作的负责人。立卷人是本部门的专（兼）职档案员。

（三）档案归档后发生或发现需要说明的情况，由档案馆管理人员填写情况说明并签名标注时间。

第二十五条 填写案卷封面

案卷封面包括档号、案卷题名、归档部门、起止日期、保管期限、密级等。除档号由档案馆统一编号填写外，其余内容均由立卷部门填写。起止日期是卷内文件形成的最早至最晚日期；保管期限根据学校规定的各类档案保管期限对照填写或酌定；有保密要求的要填写密级，没有的应划斜杠。案卷封面要用耐久性强的黑色书写材料逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

第二十六条 档案装订

文字材料和图纸的案卷均须装订，装订要求为：

（一）案卷装订前要拆除卷内文件上的金属物。

（二）对未留装订线的文件须贴补加边，对破损的文件材料应按裱糊技术托裱，不得使用透明胶带、贴纸等。

（三）对引进设备中专用文件夹，可以保持原状，使用档案盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

（四）对幅面较大的文件要折叠成统一规格（210mm×297mm），基建图纸必须按照国家标准图纸折叠法逐件折叠后打码、加压条装订，不得散装、散放。

（五）字迹已扩散的应先行复制后与原件一并归档。

（六）将卷内文件目录放卷首，备考表置卷末，左、下对齐，采用三孔一线方法（孔距80mm）装订，要求不倒置、不散页、不压字，线结系在卷后，确保整齐、牢固、便于保管和利用。

（七）已胶装好的整本资料可不用再打孔装订。

第二十七条 案卷排列

立卷部门按照一定的顺序将要归档的案卷进行系统排列。

（一）综合管理性文件按主题、事由、时间排列；

（二）基建项目文件按前期准备、设计、施工、竣工、监理等顺序排列，施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收排列；图纸按图的类别排列(即：总平面布置图、建筑竣工图、结构竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、采暖竣工图、动力竣工图、各专业装修装饰图、更改图)。

（三）信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列；

（四）设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列；

（五）科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列。

第二十八条 编制案卷移交目录

按照案卷排列顺序依次将案卷封面上的内容逐项填入移交目录。案卷移交目录一式两份，连同案卷一起向档案馆移交。

（一）序号，填写案卷的流水顺序号；

（二）案卷标题、文件起止时间、保管期限，与案卷封皮上的案卷题名、起止日期、保管期限保持一致；

（三）页数，填写案卷内全部文件的页数之和；

（四）备注，根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息

（五）移交单位负责人、移交人，与案卷备考表中的检查人、立卷人保持一致。

第六章 档案的移交与管理

第二十九条 各部门专（兼）职档案员在规定的归档时间内，将归档档案与案卷移交目录向档案馆移交，档案馆实行文件材料纸质实体档案与电子档案同步归档。

第三十条 各类档案归档时间

（一）党群、行政、教学、财会、基建、科研、外事、出版类档案的综合管理性文件材料，在次年六月底以前归档；

（二）本科教学类、学生类于当年十二月底前归档；研究生学籍、学位分别于当年十二月底前或次年六月底前归档；

（三）科研、产品类在项目完成后两个月内归档；基建类在项目完成后三个月内归档；

（四）仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档，管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年六月底以前按年度归档；

（五）财会类按年度立卷，在财务部门保存一年后归档；

（六）声像、实物类随同其主类一同归档；

（七）人物档案随时归档。

第三十一条 档案工作人员接收档案时，应对照各部门的档案移交目录，逐卷认真检查验收。双方清点无误后，签字盖章，移交归档，移交目录双方各执一份存查。

第三十二条 档案移交归档后，由档案工作人员负责编写案卷档号，并在每卷案卷的卷脊档号栏书写档号，档号下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。

第三十三条 档案馆应从实际出发，根据需要编制配套的案卷目录、卷内目录、全引目录等检索工具，便于档案的查询与利用。

第三十四条 编目完成后，档案工作人员应严格按照档号的先后顺序将案卷依次装入符合国家标准的档案盒，并在档案盒背脊写明起止档号，将档案盒依次在档案密集架上自上而下 ，从左到右竖立排放。

第三十五条 库房柜架根据实际情况编制顺序号，各柜、各库应均标注档案存放标志图、示意图。

第三十六条 学校各部门、教职员工、校友及社会各界根据学校有关制度，查阅利用档案。

第七章 附则

第三十七条 本办法自公布之日起实施，由档案馆负责解释。