西建大档字〔2019〕3号

各学院、各部、处（室），草堂校区管委会：

按照学校档案集中统一管理的原则，为了做好2019年学校档案归档工作，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理，更好地为学校各项工作服务，现将本年度归档事宜通知如下：

一、归档范围

1.凡2018年1月1日至12月31日期间，学校各单位在职务活动中形成的党群、行政、教学、科研、基本建设、财会、外事、仪器设备、产品生产、出版物、声像、实物等各类具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、图纸、录音、录像、照片、实物等不同载体形式的文件材料、物品均应按学校归档范围立卷归档。

2.教职工人事档案由人事处审核完毕后移交档案馆归档。

3.学生档案在学生入学后，由招生部门审核完毕统一安排移交档案馆归档。

4.各单位组织的重大活动特别是围绕学校“省部部”共建、深化教育教学改革以及国际交流等重点工作中形成的规划、计划、总结、报告、请示、批复、制度、办法、统计报表、出版刊物、合作协议等材料，须加盖单位公章归档。

5.学校在教学、科研、管理及社会服务等工作和活动中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及其他具有保存价值的实物，均应归档。

6.个人获省部级以上奖励者，应将证书原件或影印件、扫描件一并归档（证书影印件背面需粘贴标签，注明归档单位和时间）。

7.研究生院负责2019届研究生毕业生大合影的归档。各学院分别以学院、班级（或专业）为单位完成本学院2019届毕业生合影归档。照片及其电子版应同步归档。

8.2018年度各单位在学校办公自动化（OA）系统中产生的文件，其电子版由校办统一归档，纸质版由校办打印后，返回给各单位归档。

9.其他往年应归档而未归档的材料。

二、归档要求

1.档案收集、整理要求

（1）齐全完整

归档材料必须齐全完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失；归档文件材料应为原文件，复印件原则上不得归档。

（2）合理组卷

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系并区分不同价值，按照便于保管和利用的原则，将应归档的文件材料，按照年度、机构、内容（问题）、保管期限等分类后，组成一卷或数卷。

（3）排列有序

上级来文的归档排列顺序为：文件阅办单—正文；校内发文的归档排列顺序为：正文—文件签发单—草稿；报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位单独成卷。

（4）标注清晰

文书档案须准确规范填写卷内目录（见附件1）。卷末须附备考表（见附件2），对卷内文件材料是否齐全完备或者缺损、修改、补充、移出等情况进行登记说明，并写明立卷人、检查人、立卷时间等信息。案卷封面题名应简明准确地概括出本卷文件的内容，结构一般为：“责任者+内容+文种”。

实物档案须目录翔实，标明事由（事件）及时间、地点、人物。

声像档案须目录翔实，标明摄影者，并附反映照片、声像基本内容的文字说明。同时，电子版照片刻盘归档，并在盘面上标注归档单位、活动内容、照片张数、归档时间、整理人等信息。

各学院毕业生合影照片应标明学院、届、班级（或专业）、拍摄时间等信息。同时，纸质照片背面应按照座次表标明师生名单，电子照片需连同师生名单一并刻盘归档。

（5）整理规范

每卷档案材料中凡有字迹的页面均需用打号机逐页编制页码，无字迹的页面不编页码，页码编制位置在非装订线一侧的下角，页码编制要求不漏号、不重号。

案卷备考表中验收人应由部门主要负责人或分管领导签章，立卷人应由兼职档案员签章。

2.补充归档要求

（1）凡往年应归档但未及时归档的文件材料，请分年度整理好后一并补充归档。

（2）研究生院负责归档往届研究生毕业生大合影。各学院分别以学院、班级（或专业）为单位归档往届毕业生合影，照片及其电子版同步归档。

（3）2018年新成立的单位，请将成立之初至2018年12月31日期间形成的文件材料整理后一并归档，文件材料跨年度的按年度分类整理。

三、工作安排

1.信息报送

近年来，由于学校机构调整、人事变动等原因，学校原有的各单位兼职档案人员发生了较大变动。为了进一步健全学校档案工作管理体系，更好地开展档案工作，各归档单位（见附件3）应明确具体负责本单位档案工作的兼职档案员1-2名，并填写《西安建筑科技大学兼职档案员信息报备表》（见附件4），于5月20日前报送学校档案馆（主楼134室）。为便于工作交流，请各单位兼职档案员加入“建大档案群（群QQ号：324202868）”。

2.指导培训

凡今年首次归档或更换了兼职档案员的单位，档案馆将统一安排业务培训。其他单位兼职档案员如需业务培训可与档案馆另行接洽。

3.领取案卷封皮

请各单位于5月20日前按实际需求数量到档案馆领取案卷封皮。

4.案卷整理

请各单位兼职档案员于6月30日前按规定和要求认真完成本单位所有归档材料的整理组卷工作。

5.归档时间

（1）各党政部门、学院和能按年度归档的其他单位，请于6月30日前移交2018年度形成的以及2018年以前应归但未及时归档的各类文件材料；

（2）各教学部门按教学年度归档；

（3）科研、基建等专题性、成套性档案材料，在课题（项目）完成并通过鉴定验收后3个月内归档。

6.移交验收

各单位整理好的全部档案（含卷内目录和备考表）移交归档时，交接双方须当面清点核对，对不符合归档要求的将退回整改，合格后方可办理移交手续。验收合格的案卷由归档单位填写档案移交单（见附件5）一式两份，交接双方签字盖章后各持一份备查。

归档工作是我校档案管理的一项重要的基础性工作。齐全、完整、准确的档案材料对学校建设发展具有重要的参考价值和凭证作用。为了确保档案利用的及时性、有效性，本着归档单位全覆盖、档案材料应归尽归的原则，请各单位高度重视，并就档案整理过程中遇到的问题及时与档案馆联系，确保学校2019年档案归档工作按期保质完成。

档案馆

2019年5月9日